Osservate i vostri processi amministrativi e contate il numero di rilavorazioni a cui ogni dossier viene sottoposto: file incompleti, convalide mancanti, dati errati da correggere, ecc. La non-qualità allunga i tempi all’infinito e fa perdere la pazienza ai clienti. Le rilavorazioni però non sono inevitabili: è possibile eliminarle incoraggiando un’intensa collaborazione tra le differenti funzioni e rendendo stabile ogni ciclo lavorativo. Questo è il modo di ottimizzare le funzioni corporate. Ecco un esempio di un progetto di ottimizzazione che abbiamo realizzato in un reparto Risorse Umane. I risultati sono stati spettacolari… e duraturi!

Fornire migliori servizi ai dipendenti

Contesto: Operae Partners ha accompagnato un team Risorse Umane per oltre 3 mesi

Un team di 40 persone, responsabile del call center delle Risorse Umane e incaricato dell’evasione delle richieste di rimborso spese, doveva migliorare la propria produttività per soddisfare più rapidamente gli utenti.Nel call center i miglioramenti fondamentali sono arrivati dalla semplificazione del processo di gestione delle Risorse Umane, dalla standardizzazione del lavoro e dalla formazione dei dipendenti. Il team si è anche posto l’obiettivo di soddisfare le richieste alla prima chiamata telefonica. Relativamente all’area che gestiva i rimborsi spese, i principali miglioramenti realizzati dal team sono stati legati alla creazione di un visual management in modo da evadere e seguire le richieste, al trattamento sistematico degli errori e alla realizzazione di alcuni nuovi servizi richiesti dagli utenti.

Risultati ottenuti in 3 mesi

In soli 3 mesi, il call center ha moltiplicato la produttività per 10 e il team rimborso spese per 4.

In entrambi i casi la soddisfazione del cliente è aumentata enormemente. Un anno dopo l’inizio del progetto Lean, i risultati sono stati ancora migliori: la produttività del call center era aumentata di 16 volte e quella del team rimborso spese di 5,5.

In termini di ritorno sugli investimenti, il progetto valeva 1,5 milioni di euro.

Risultati in termini di soddisfazione dell’utente

Risultati in termini di produttività

Rapido rimborso di spese di missione

Contesto: Operae Partners ha assistito un team responsabile del rimborso delle spese di missione.

Un team di 10 persone incaricato del rimborso delle spese di missione dei collaboratori aveva accumulato un grande stock di richieste. Come conseguenza i collaboratori dovevano aspettare fino a 6 mesi per ottenere un rimborso delle loro spese professionali.

Con l’accompagnamento di un coach di Operae Partners, il team si è riproposto di raggiungere 3 obiettivi nell’arco di 3 mesi:

  • Eliminare lo stock di richieste di rimborso spese
  • Moltiplicare per cinque la produttività
  • Rimborsare ogni richiesta prima del dodicesimo giorno del mese.

Diverse migliorie hanno permesso al team di raggiungere tutti gli obiettivi entro la fine del progetto Lean. Queste comprendevano flash meeting ogni mattina per distribuire il lavoro, la definizione di obiettivi di produzione quotidiani e lo sviluppo di nuovi standard lavorativi.

Oggi i dipendenti vengono sempre rimborsati prima del 12 del mese!

Risultati ottenuti in 3 mesi: